Początek:
Przez:
Koniec:
Ilość kilometrów:

Początek:
Przez:
Przyjazd:
Cel:
Data od:
Data do:
Ilość_kilometrów:
Ryczałt za km:

Początek:
Przez:
Przyjazd:
Cel:
Data od:
Data do:
Ilość_kilometrów:
Ryczałt za km:

Numer rachunku:
Opis rachunku:
Wartość rachunku:
Rodzaj rachunku:
Rodzaj płatności:

Numer rachunku:
Opis rachunku:
Wartość rachunku:
Rodzaj rachunku:
Rodzaj płatności:
Waluta:
Kurs z dnia:
Wartość kursu:

Opis:
Kwota:
Rodzaj płatności:

Opis:
Kwota:
Rodzaj płatności:
Waluta:
Kurs z dnia:
Wartość kursu:

Ilość noclegów:
Ryczałt za nocleg:
Waluta:

Ilość diet:
Stawka ryczałtu:
Ilość dni:
Stawka ryczałtu:
Waluta:

Państwo: Ilość dni: Ilość godzin: Ilość minut: Stawka Diety: Waluta: Ekwiwalent pieniężny:
Ilość śniadań: Ilość obiadów: Ilość kolacji: Dni w szpitalu:

Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.
ZAMKNIJ
Delegowany.pl - rozliczenie delegacji zagranicznej rozliczenie delegacji zagranicznej


Rozliczenie delegacji zagranicznej

Każdy pracodawca, który deleguję swojego pracownika w podróż służbową ma w stosunku do niego określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika z związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety lub ryczałty za noclegi, wyżywienie przejazdy, dojazdy.

Prosimy również pamiętać o tym, że nie można delegować kobiet w ciąży oraz pracowników wychowujących dzieci do lat 4, chyba że sami wyrażą na to zgodę.

Szczegółowe przepisy dotyczące rozliczenia delegacji zagranicznej zawarte są w poniższym rozporządzeniu:

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ *1)
z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.


W niniejszym artykule natomiast w czytelny sposób postaramy się wyjaśnić ciążące na pracodawcy obowiązki związane z rozliczeniem delegacji zagranicznej.

Podstawowe zasady / Jak wypełnić druk delegacji

Jeżeli pracownik zatrudniony jest w jednostce sfery budżetowej, rozliczenie delegacji musi odbyć się na zasadach ogólnych określonych w powyższym rozporządzeniu. Również zasady ogólne dotyczą pracodawców, którzy we własnym wewnętrznym zakresie nie uregulowały kwestii wypłacania należności z tytułu podróży służbowych. W innym przypadku należy stosować się do wewnątrz firmowych regulacji dotyczących wypłacania należności z tytułu odbytego wyjazdu służbowego.

Podstawą do odbycia przez pracownika podróży służbowej, jest wydanie mu przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego, w którym jasno określone będą przynajmniej takie informacje jak:
- Imię, Nazwisko oraz stanowisko pracownika
- cel podróży
- miejsce docelowe podróży
- określony czas podróży
- środki lokomocji

Określenie czasu trwania podróży służbowej

W przypadku delegacji zagranicznej, delegację rozbija się na część krajową oraz część zagraniczną. Czas trwania części zagranicznej jest różny w zależności od środka transportu jakim podróżuje delegowany:
- Drogą lądową: W tym przypadku, czas trwania delegacji zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia przez delegowanego granicy kraju do momentu przekroczenia granicy w drodze powrotnej
- Drogą morską: Czas trwania delegacji zagranicznej liczy się od mementu wyjścia statku/promu z portu polskiego do wejścia do portu statku/promu w drodze powrotnej
- Drogą powietrzną: Czas trwania delegacji zagranicznej liczy się od momentu startu samolotu w drodze za granicę do momentu lądowania samolotu na pierwszym polskim lotnisku w drodze powrotnej.

Rozliczenie diety zagranicznej

Dieta przeznaczona jest głównie na wyżywienie oraz drobne wydatki.

W przypadku gdy pracodawca nie określił w wewnętrznym regulaminie stawek diet zagranicznych a także jeżeli pracodawca jest ze sfery budżetowej, należy stosować wysokości diet określone dla każdego z państw odrębnie w rozporządzeniu.

Przykładowe diety w wybranych krajach:
- Niemcy: 42 EUR
- Francja: 45 EUR
- Słowacja: 33 EUR
- Chorwacja: 36 EUR
- Belgia: 45 EUR

Obliczanie diety

Pełna dieta przysługuje za każdą dobę (24 godziny liczone od godziny rozpoczęcia delegacji) spędzone w podróży służbowej oraz niepełną dobę według poniższych zasad:
- do 8 godzin przysługuje dieta w wysokości 1/3 podstawy
- od 8 do 12 godzin przysługuje dieta w wysokości 1/2 podstawy
- ponad 12 godzin przysługuje pełna dieta

W przypadku, gdy delegowany za granicą otrzymuje ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Możliwe jest natomiast, że ekwiwalent pieniężny będzie niższy od należnej pracownikowi diety za pobyt za granicą, wówczas należy mu się wyrównanie do wysokości należnej pracownikowi diety.

W przypadku, gdy delegowany podczas wyjazdu otrzymuje pełne wyżywienie lub wyżywienie jest wliczone w cenę karty okrętowej/promowej, wówczas pracownikowi przysługuje 25% diety.

Gdy delegowany otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, wówczas należy mu się odpowiednio:
- 15% diety na śniadania
- 30% diety na obiady
- 30% diety na kolacje
- 25% diety na inne wydatki

W przypadku gdy delegowany jest kurierem dyplomatycznym, dieta powinna być podwyższona dodatkowo o 25%.

W przypadku gdy delegowany podczas podróży zagranicznej przebywał w szpitalu, przysługuje mu 25% diety za każdy dzień pobytu w szpitalu.

Należy również pamiętać, że przy ustalaniu diety za podróż zagraniczną, zakład pracy nie może ustalić diety w wysokości niższej, niż dieta za podróż służbową na terenie kraju, aktualnie obowiązująca dla pracowników sfery budżetowej. W związku z tym wysokość diety zagranicznej nie może być niższa niż 23zł za dobę.



Pozbądź się wątpliwości, w jaki sposób rozliczyć delegację, ponieważ to system wszystko przeliczy za Ciebie...





Przejazdy, dojazdy

Koszty związane z przejazdem do miejsca docelowego, uzależnione są od środka lokomocji jakim podróżował delegowany, przy czym wyboru środka lokomocji dokonuje pracodawca. Pracownik może występować z propozycjami a także w przypadku zgody pracodawcy, odbyć podróż służbową prywatnym samochodem osobowym. Dodatkowo należy zaznaczyć, że pracodawca nie może zmusić pracownika, do wyjazdu w delegację samochodem prywatnym.

W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Oblicza się go jako iloczyn przejechanych kilometrów przez określoną stawkę.

W chwili obecnej stawki nie mogą przekroczyć:
- 0.5214 zł za 1km dla samochodów osobowych o pojemności do 900cm3
- 0.8358 zł za 1km dla samochodów osobowych o pojemności powyżej 900cm3

Dodatkowo może zdarzyć się sytuacja, w której delegowany będzie zmuszony do dojeżdżania w różne miejsca w celu wykonywania swoich obowiązków, w takim przypadku pracownikowi dodatkowo przysługują:
- ryczałt na dojazdy z i do dworca autobusowego/kolejowego lub portu lotniczego/morskiego w wysokości jednej diety dla każdej miejscowości, w której pracownik korzystał noclegu lub
- ryczałt na dojazdy środkami komunikacji miejskiej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę delegacji.

Należy również pamiętać, że pracownikowi nie przysługują wyżej wymienione ryczałty jeżeli:
- pracownik podróżuje samochodem prywatnym lub służbowym,
- dojazdy zapewniane są bezpłatnie przez stronę zagraniczną,
- pracownik nie ponosi kosztów związanych z dojazdami.

Noclegi

Rozliczenie kosztów noclegów, powinno nastąpić po przedłożeniu przez pracownika stosownych rachunków za nocleg. Należy jednak zwrócić uwagę na to iż istnieją określone limity na nocleg, również określone w rozporządzeniu. Wysokości limitów na nocleg w wybranych krajach wyglądają następująco:
- Niemcy: 150 EUR
- Francja: 180 EUR
- Słowacja: 120 EUR
- Chorwacja: 125 EUR
- Belgia: 160 EUR

Pracodawca w szczególnych wypadkach, może podwyższyć kwotę limitu na nocleg.

W przypadku gdy delegowany nie przedstawi stosownych rachunków za nocleg, wówczas pracownikowi przysługuje 25% limitu na nocleg, jaki obowiązuje w danym kraju. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Dieta za nocleg nie przysługuje, w przypadku gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg przez stronę zagraniczną.

Dodatkowy bagaż oraz leczenie

W przypadku gdy czas podróży służbowej będzie przekraczał 30 dni lub państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu o wadze do 30kg, przy czym waga liczona jest łącznie z bagażem wliczonym w cenę biletu.

W przypadku choroby pracownika, która powstała podczas podróży służbowej przysługuje delegowanemu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia, przy czym nie podlegają zwrotowi koszty związane z:
- lekami, których nabycie za granicą nie było konieczne,
- zabiegami chirurgii plastycznej,
- zabiegami kosmetycznymi,
- zakupem protez ortopedycznych, dentystycznych,
- zakupem okularów.

Zwrot kosztów leczenia pokrywa pracodawca z własnych środków. Również w przypadku zgonu pracownika, transport zwłok do kraju pokrywany jest przez pracodawcę.

Rozliczenie kosztów delegacji zagranicznej i zaliczka

Pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne wydatki związane z podróżą zagraniczną. Jeżeli pracownik wyrazi zgodę, zaliczka może być wypłacona w walucie krajowej, w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki w walucie obcej.

Delegację zagraniczną należy rozliczyć w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Rozliczenia dokonuje się w walucie obcej, wymienialnej lub krajowej.

Delegowany zobligowany jest do tego, aby przedstawić wszystkie rachunki, które są potwierdzeniem poniesionych kosztów podczas delegacji. Oczywiście obowiązek ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli nastąpi sytuacja, w której delegowany z konkretnych przyczyn nie będzie w stanie przedstawić rachunku, wówczas pracownik zobowiązany jest do pisemnego oświadczenia o poniesionych kosztach a także przyczynach braku jego udokumentowania.
Kalkulator diet zagranicznych
Kalkulator diet krajowych
Jak rozliczyć delegację krajową
Jak rozliczyć delegację zagraniczną
Przydatne linki:Kadry inform / podróże służbowe, Poradnik onet, Wskaźniki.pl, Vat.pl

© 2009 - 2013 Wszelkie prawa zastrzeżone
Strona główna Kontakt O systemie Załóż konto Regulamin / Polityka Prywatności