Rozliczanie częściowe delegacji krajowej i zagranicznej
Co to jest częściowe rozliczenie delegacji?
Pracownik z uprawnieniami do częściowego rozliczania delegacji, podczas rozliczania delegacji uzyska jedynie dostęp do wprowadzenia dat/godzin wyjazdu/przyjazdu, wprowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz informacji o rachunkach i innych wydatkach. Dostęp do dalszej części rozliczenia będzie zablokowany, a tym samym niewidoczny dla danego pracownika.Po co takie rozwiązania? Po to, aby osobie rozliczającej delegacje znacznie ten proces przyspieszyć i ułatwić. Dzięki temu, że pracownik delegowany sam uzupełni wszystkie informacje dotyczące wyjazdu tj. wprowadzi wszystkie rachunki oraz w przypadku podróży pojazdem prywatnym uzupełni ewidencję przebiegu pojazdu, osobie rozliczającej delegację pozostanie jedynie zweryfikowanie poprawności automatycznie naliczonych diet i ryczałtów oraz ewentualna ich modyfikacja, a następnie zapis rozliczenia podróży służbowej. Dzięki takiemu rozwiązaniu rozliczenie delegacji stanie się niezwykle szybkie i proste.
Jak to działa?
Załóżmy, że zlecasz wyjazd jednemu z pracowników, który również posiada konto w systemie, czyli wystawiając nową delegację, z listy "wystaw delegagację dla innego użytkownika" wybierasz dane tego pracownika. W polu "osoba delegowana" również wybierasz jego dane. Pracownik zostaje powiadomiony o tym fakcie w momencie zatwierdzenia delegacji poprzez system automatycznego powiadamiania. Pracownik loguje się do systemu, drukuje polecenie wyjazdu a następnie udaje się w podróż służbową. Po powrocie z delegacji loguje się ponownie do systemu oraz przechodzi do zakładki delegacje nie rozliczone.Przechodząc do zakładki delegacje nie rozliczone, delegowany wybiera przycisk rozlicz. Po tej czynności zostanie przekierowany do formularza rozliczenia, w którym na pierwszym ekranie zostanie poproszony o podanie dat i godzin podróży. Daty i godziny zostaną automatycznie zapisane. Następnie powinien nacisnąć przycisk "daty i godziny poprawnie podane przelicz formularz". Po naciśnięciu na wymieniony przycisk zostanie on przekierowany do formularzy z ewidencją przebiegu pojazdu a także rachunków i innych wydatków. W tym miejscu delegowany będzie zobowiązany do wprowadzenia wszystkich informacji dotyczących rachunków, a także w przypadku podróży pojazdem prywatnym, uzupełnić ewidencję przebiegu pojazdu.
Po wprowadzeniu wszystkich danych dotyczących rozliczenia delegacji, delegowany powinien wybrać przycisk "powiadom o zakończeniu częściowego rozliczania delegacji". Kliknięcie w przycisk wyśle automatyczną wiadomość do osoby rozliczającej delegację o tym, że może przystąpić do pełnego rozliczenia delegacji. W tym momencie proces częściowego rozliczania delegacji kończy się i pracownik oczekuje na pełne rozliczenie delegacji.
Formularz do częściowego rozliczania delegacji krajowej jak i zagranicznej wygląda identycznie. Różnica polega jedynie na większej ilości danych dotyczących czasów podróży oraz możliwość wybrania innej waluty.